Budjetointi

Yrityksen talouden hoitaminen edellyttää suunnittelua ja valvontaa. Budjetti on yrityksen tulevaa toimintaa varten laadittu rahamääräinen toimintasuunnitelma. Budjetoinnilla puolestaan tarkoitetaan budjetin laadintaa. Budjettikaudeksi nimitetään sitä tulevaa ajanjaksoa, jolle budjetti laaditaan. Yleisin budjettikausi on kalenterivuosi tai kirjanpidon tilikausi, joka voidaan jakaa lyhyemmiksi tarkkailujaksoiksi.


Budjetti ei saisi olla pelkästään ennuste yrityksen tulevasta taloudesta, vaan sen tulisi enemmänkin olla aktiivinen toimintasuunnitelma, joka tähtää mahdollisimman hyvään taloudelliseen tulokseen. Kun yrityksen taloudelliset tavoitteet asetetaan riittävän kunnianhimoisesti, on todennäköisempää, että päästään parempaan tulokseen verrattuna siihen, että tavoitteet ovat vaatimattomat tai niitä ei ole ollenkaan. Toisaalta perustettavan yrityksen taloutta suunniteltaessa tulevien tuottojen ja kustannusten arvioinnissa on syytä noudattaa varovaisuutta, jotta yritystä ei perustettaisi liian optimististen ja epärealististen odotusten varaan.

   

Budjettien tekeminen ei ole yrityksissä pakollista. Monissa pienyrityksissä toimitaan usein taloutta sen enempää suunnittelematta, jolloin vasta jälkikäteen kirjanpidosta todetaan kuinka hyvin yrityksellä on mennyt. Budjetoinnin hyöty on kuitenkin siinä, että se parantaa yrityksessä kustannustietoisuutta ja tuo taloudenpitoon suunnitelmallisuutta ja tavoitteellisuutta. 

Erityisesti aloittavan yrityksen kannattavuuden arvioimiseksi on välttämätöntä etukäteen miettiä, paljonko yrityksen tuotteita olisi mahdollista saada kaupaksi ja paljonko tuotteiden myynnistä olisi odotettavissa tuottoja sekä millaiset ovat suunnitellun yritystoiminnan kustannukset. 

Yrityksellä voi olla useampia erilaisia budjetteja, joiden muodostamaa kokonaisuutta kutsutaan yrityksen budjettijärjestelmäksi. Tulosbudjetti on pääbudjetti joka ennustaa yrityksen tuloksen muodostumista tulevalla budjettikaudella. Tulosbudjettiin liittyviä osabudjetteja ovat mm. myyntibudjetti sekä muuttuvien- ja kiinteiden kustannusten osabudjetit. Esimerkiksi markkinointibudjetissa suunnitellaan yrityksen markkinointitoimenpiteitä ja arvioidaan niiden aiheuttamia kustannuksia, joiden yhteismäärä siirretään yrityksen tulosbudjettiin.

BUDJETIN TEHTÄVÄT

Budjettien tehtävänä on auttaa yrityksen johtoa:
  • toiminnan suunnittelussa
  • toiminnan tarkkailussa
  • yrityksen eri toimintojen yhteensovittamisessa

Budjetti suunnittelun apuna
 
Budjetin avulla suunnitellaan yrityksen tulevaa toimintaa ja asetetaan toiminnan taloudelliset tavoitteet. Budjetoinnin yhteydessä pohditaan ja vertaillaan erilaisia toimintavaihtoehtoja ja niiden taloudellisia vaikutuksia. Esimerkiksi markkinoinnin osalta suunnitellaan, paljonko markkinointiin aiotaan käyttää rahaa sekä toimenpiteet joihin tämä raha on tarkoituksenmukaisinta käyttää.

Budjetti tarkkailuvälineenä

Budjetin avulla voidaan myöhemmin budjettikauden aikana seurata miten hyvin suunnitelmat ovat toteutuneet ja missä kohden ja kuinka suuri eroja on syntynyt. Sitten selvitetään erojen syyt ja ryhdytään tarvittaessa niiden edellyttämiin toimenpiteisiin. Tarvittaessa on oltava valmis tekemään nopeita ratkaisuja, jos esimerkiksi budjetoidusta myynnistä ollaan jäämässä jälkeen tai jos jotkut kustannukset selvästi ylittävät budjetissa asetetun tavoitteen.

Budjetti apuna toimintojen yhteensovittamisessa

Budjetin avulla sovitetaan yhteen yrityksen eri toimintoja. Esimerkiksi budjetoidun myynnin mukaan suunnitellaan tulevan budjettikauden ostot, työmäärän mitoitus, markkinointi-toimenpiteet jne. Budjetin avulla yrityksen toimintoja sovitetaan yhteen myös tarkkailuvaiheessa. Esimerkiksi jos myyntimäärä jää budjetoitua pienemmäksi, on myös yrityksen muihin toimintoihin liittyviä suunnitelmia tarkistettava alun perin suunniteltua pienempää myyntimäärää vastaavaksi.

BUDJETTIEN LAATIMINEN

Yrityksen budjetti muodostuu useista osabudjeteista, joista muodostetaan yrityksen pääbudjetti. Budjettien laadinnan lähtökohtana ovat ennusteet, joiden avulla pyritään ennakoimaan alan ja oman yrityksen myynnin kehitystä. Samalla pyritään selvittämään erilaisten ulkoisten tekijöiden vaikutuksia yrityksen myyntiin ja kustannuksiin. Budjettiin vaikuttaa myös yrityksen omat toimenpiteet, jotka voivat liittyä esimerkiksi yrityksen markkinointiin tai toiminnan laajentamiseen ja tehostamiseen.

Osabudjetit

Myyntibudjetti

Budjetointi aloitetaan myyntibudjetista, jossa asetetaan ensin kuukausikohtaiset myyntitavoitteet ja niiden yhteissummana saadaan myyntitavoite koko budjettikaudelle. Myyntibudjetin tekotapa voi vaihdella yrityksestä riippuen. Tyypillinen myyntibudjetin laadintatapa on sellainen, että ensin asetetaan tuotteiden hinnat ja budjetoidaan tuotteiden kuukausittaiset myyntimäärät näillä hinnoilla. Tämän jälkeen kerrotaan tuotteiden myyntimäärät ja hinnat keskenään, jolloin tulokseksi saadaan tuotekohtaiset kuukausimyynnit. Laskemalla edelleen tuotekohtaiset kuukausimyynnit yhteen, saadaan kuukausimyynnit budjettikauden eri kuukausille. 
 
Esimerkki
Yritys valmistaa neljää eri tuotetta: tuoli, pöytä, kaappi ja hylly joiden myynnit se budjetoi seuraavasti:


Aina edellä kuvattu myyntibudjetin laadintatapa ei esimerkiksi tuotteiden suuresta lukumäärästä johtuen ole mahdollinen. Tällöin kuukausikohtaisen myyntibudjetin laadintaan on löydettävä jokin muu soveltuva tapa. Eräs mahdollisuus voi esimerkiksi olla budjetoida yrityksen kuukausittaiset asiakasmäärät ja asiakkaiden keskiostokset, jotka kertomalla saadaan yrityksen kuukausi-myynnit. Joskus yrityksellä saattaa olla ainoastaan muutama yksittäinen asiakas, jolloin kuukausimyynnit voidaan budjetoida laskemalla yhteen kullekin asiakkaalle budjetoidut myynnit.

Muuttuvien kustannusten budjetti

Koska muuttuvat kustannukset ovat suoraan yhteydessä tuotteiden myyntimääriin, tehdään muuttuvien kustannusten budjetti myyntibudjetin jälkeen. Oletuksena on, että muuttuvia kustannuksia syntyy samassa suhteessa kun yrityksen tuotteita valmistetaan ja myydään asiakkaille. Muuttuvien kustannusten budjetointia varten on ensin selvitettävä kunkin tuotteen muuttuvat yksikkökustannukset. Nämä saadaan laskemalla paljonko yhden tuoteyksikön hankinta tai valmistaminen aiheuttaa yritykselle muuttuvia kustannuksia. Esimerkiksi paljonko ovat ainekustannukset yhtä valmistettua tuoteyksikköä kohden. Tai paljonko ovat myytäväksi hankitun tuotteen ostokustannukset.

Kertomalla kunkin tuotteen muuttuvat yksikkökustannukset kyseisen tuotteen myyntimäärällä saadaan tuotekohtaiset muuttuvat kustannukset. Yrityksen muuttuvat kustannukset puolestaan saadaan laskemalla yhteen eri tuotteiden muuttuvat kustannukset


Markkinointikustannusten budjetti

Markkinointikustannusten budjettiin sisällytetään yrityksen markkinointitoimenpiteistä aiheutuvat kustannukset. Yrityksen vuotuiset markkinointikustannukset voidaan budjetoida suhteuttamalla ne yritykselle budjetoituun vuosimyyntiin. Esimerkiksi markkinointikustannuksiksi budjetoidaan neljä prosenttia vuosimyynnistä.

Sitten kun markkinoinnin vuosikustannus on selvillä, laaditaan sen pohjalta markkinoinnin vuosisuunnitelma, jossa eritellään budjettikauden kuukausittaiset markkinointitoimenpiteet ja niiden kustannukset. Markkinointikustannukset eivät jakaudu tasaisesti joka kuukaudelle, sillä jonakin kuukautena toteutetaan enemmän markkinointitoimenpiteitä ja joinakin kuukausina niitä ei ole lainkaan.


Kiinteiden kustannusten budjetti

Kiinteiden kustannusten budjetissa asetetaan tavoitteet yrityksen kiinteille kustannuksille kustannuslajeittain. Kiinteitä kustannuksia ovat mm. aikapalkat sivukuluineen sekä yrityksen toimitilakustannukset, kuten vuokra-, sähkö-, vesi- ja turvapalvelukustannukset. Lisäksi kiinteitä kustannuksia ovat vakuutus, kirjanpito, puhelin, tietoliikenne, toimisto, kunnossapito yms. kustannukset. Kiinteitä kustannuksia ovat myös yrityksen pääomakustannukset, joita ovat kuluvan käyttöomaisuuden poistot ja lainojen korot.

Tulosbudjetti

Edellä mainittujen osabudjettien laatimisen jälkeen niistä kootaan tiedot tulosbudjettiin, joka on sisäisen laskennan tuloslaskelman muotoon laadittu laskelma budjettikauden tuloksen muodostumisesta budjetoitujen tuottojen ja kustannusten erotuksena. Tulosbudjetista voidaan todeta, täyttääkö budjetti asetetun kannattavuusvaatimuksen. Jos näin ei tapahdu, joudutaan osabudjetteja ja niiden pohjana olevia toimintasuunnitelmia tarkistamaan. Jonkin osabudjetin muuttaminen voi aiheuttaa muutoksia myös toisiin osabudjetteihin.


Kassabudjetti


Yrityksen kassavarat ovat niitä rahavaroja, jotka yrityksellä kulloinkin on käytössään maksujensa maksamiseen. Kassavaroilla ei siten tarkoiteta pelkästään käteiskassaa, vaan niihin sisällytetään myös yrityksen pankkitilillä olevat käyttövarat.

Kassabudjetissa ennakoidaan kunkin kuukauden alussa kassassa olevat varat, joihin lisätään kyseisen kuukauden aikana kassaan saapuvat ja vähennetään kassasta lähtevät maksut. Näin saadaan laskettua kuukauden lopun kassatilanne, joka siirretään seuraavan kuukauden alkukassaksi jne.


Kassabudjetin avulla nähdään kunkin kuukauden kassatilanne, jolloin voidaan varmistua siitä, että yrityksen rahat riittävät tuleviin maksuihin.  Mahdollisen maksukyvyttömyyden uhatessa voidaan ajoissa ryhtyä tarvittaviin toimenpiteisiin tilanteen välttämiseksi. Toisaalta kassabudjetti auttaa myös havaitsemaan sen, jos yrityksen kassassa on enemmän rahaa kuin tulevista maksuista selviytymiseen välttämättä tarvittaisiin. Tarpeettoman suureen kassaan sitoutuu pääomaa joka ei tuota mitään.  Ylimääräisiä kassavaroja kannattaa käyttää lainojen lyhennyksiin tai korkosijoituksiin, jolloin yritys säästää korkomenoissa tai ansaitsee korkotuottoja.

BUDJETTITARKKAILU 

Budjettitarkkailulla tarkoitetaan budjettikauden aikana tapahtuvaa budjetin toteutumisen seuraamista. Käytännössä budjettitarkkailu toteutetaan vertaamalla kirjanpidosta saatavia toteumalukuja budjetissa asetettuihin tavoitteisiin. Tarkoituksena on selvittää missä kohdissa ja kuinka suuria eroja on syntynyt. 


Seurantaraportista voi havaita, että toteutunut myynti on jäänyt 3 % ja tuos 6 % budjetoitua pienemmäksi. Tuloksen pieneneminen johtuu siitä, että kiinteät kustannukset eivät laske vaikka myynti ja muuttuvat kustannukset laskevat. Monet kiinteät kustannukset ovat päinvastoin budjetoitua korkeammat. Esimerkiksi markkinointikustannukset ovat lähes 20 % budjetoitua enemmän. Budjettierojen syyt ja niistä aiheutuvat seuraukset on selvitettävä ja tarvittaessa on pikaisesti ryhdyttävä korjaaviin toimenpiteisiin